Akt poświadczenia dziedziczenia jest przez notariusza po jego wystawieniu niezwłocznie rejestrowany w Rejestrze Spadkowym. Uzyskuje on wówczas unikalny numer, który jest nanoszony na oryginał aktu.

Z chwilą dokonania tej rejestracji taki akt poświadczenia dziedziczenia zyskuje moc równą prawomocnemu postanowieniu sądu o stwierdzeniu nabycia spadku. Stanowi zatem potwierdzenie nabycia spadku przez uwzględnionego w nim spadkobiercę.

Podstawowy warunek załatwienia spawy spadkowej w trybie notarialnym stanowi jednak zgoda między spadkobiercami co do wszystkich istotnych okoliczności dziedziczenia.

Zanim notariusz sporządzi akt poświadczenia dziedziczenia wykonuje protokół dziedziczenia, w trakcie którego odbiera od osób zainteresowanych oświadczenia co do dziedziczenia. Notariusz odmówi sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia w razie ujawnienia się wątpliwości co do tytułu powołania, a także kręgu spadkobierców.

Przed sporządzeniem protokołu dziedziczenia i aktu poświadczenia dziedziczenia należy przedłożyć w kancelarii notarialnej następujące dokumenty:
1. akt zgonu spadkodawcy;
2. testament spadkodawcy, jeżeli został sporządzony;
3. odpisy skrócone aktów stanu cywilnego spadkobierców: akty urodzenia (dzieci i żyjącego małżonka) i akty małżeństwa (kobiety zamężne).

Akt małżeństwa dziedziczącego małżonka musi być wydany po dacie śmierci spadkodawcy i zawierać adnotację, że małżeństwo ustało na skutek śmierci jednego z małżonków;
4. zaświadczenie o numerze PESEL zmarłego wystawione przez urząd miasta;
5. numer księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości, której właścicielem był zmarły.